Налоговая не принимает расходы и доначисляет налоги: как защитить бизнес

Предприниматель или организация получает требование из налоговой инспекции. Инспектор сомневается в расходах, требует документы, объяснения или заявляет, что сделки с контрагентами были фиктивными.

Позднее может появиться акт проверки с доначислением налогов, пеней и штрафов. Как правильно действовать и можно ли оспорить выводы ИФНС?

Шаг 1. Определите, какой документ вы получили

Нельзя одинаково реагировать на требование о пояснениях и на решение о привлечении к налоговой ответственности.

Основные ситуации:

1. Требование о представлении пояснений при камеральной проверке. По общему правилу пункта 3 статьи 88 НК РФ пояснения представляются в течение пяти рабочих дней.
2. Требование о представлении документов в ходе налоговой проверки. Общий срок по пункту 3 статьи 93 НК РФ составляет десять рабочих дней. Для отдельных требований и ситуаций предусмотрены специальные правила.
3. Акт налоговой проверки. Если вы не согласны с его выводами, письменные возражения можно представить в течение одного месяца со дня получения акта.
4. Дополнение к акту после дополнительных мероприятий налогового контроля. Срок подачи возражений составляет 15 рабочих дней со дня получения дополнения.
5. Решение налогового органа по результатам проверки. Для подачи апелляционной жалобы на решение, ещё не вступившее в силу, по общему правилу предусмотрен один месяц со дня вручения решения.

Поэтому первое, что необходимо сделать, это установить дату получения документа, срок ответа и стадию налогового контроля.

Шаг 2. Выясните, почему инспекция не принимает расходы

Чаще всего претензии налоговой связаны со следующими обстоятельствами:

1. Отсутствуют первичные документы.
2. Документы оформлены с противоречиями.
3. Инспекция считает, что товары фактически не поставлялись или работы не выполнялись.
4. У контрагента отсутствуют необходимые ресурсы, сотрудники или имущество.
5. Инспекция полагает, что расходы не связаны с предпринимательской деятельностью.
6. Обнаружены расхождения между документами налогоплательщика, контрагента и банковскими операциями.

Но само по себе наличие претензий ещё не означает, что доначисление обоснованно. Необходимо проверить, какие конкретно хозяйственные операции оспариваются и какие доказательства положены в основу выводов инспекции.

Шаг 3. Проверьте свою систему налогообложения

Это принципиально важно.

Если организация применяет общую систему налогообложения, при определении расходов для налога на прибыль применяются, в частности, положения статьи 252 НК РФ.

Если ИП или организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», необходимо учитывать закрытый перечень расходов из статьи 346.16 НК РФ, а также условия их признания по статье 346.17 НК РФ.

Если применяется УСН с объектом «доходы», расходы сами по себе не уменьшают налоговую базу по этому налогу.

Поэтому прежде чем спорить с ИФНС, нужно убедиться, что соответствующая затрата в принципе может учитываться при выбранном режиме налогообложения.

Шаг 4. Соберите доказательства реального исполнения сделок

Одного договора и платёжного поручения может быть недостаточно. В зависимости от характера операции подготовьте:

1. Договор с контрагентом и дополнительные соглашения.
2. Счета, УПД, накладные, акты выполненных работ.
3. Банковские выписки и платёжные документы.
4. Транспортные и товаросопроводительные документы.
5. Складские документы, сведения о приёмке и дальнейшем движении товара.
6. Деловую переписку с контрагентом.
7. Отчёты, техническую документацию и иные результаты выполненных работ.
8. Документы, подтверждающие дальнейшее использование приобретённых товаров или услуг в деятельности предприятия.

Важно доказать не только существование документов, но и реальность хозяйственной операции.

Например, если налоговая сомневается в покупке товара, необходимо показать, кто его поставил, как он перевозился, кто принял его на складе, где он хранился и как впоследствии использовался или реализовывался.

Шаг 5. Подготовьте обоснованные пояснения или возражения

Ответ налоговой инспекции должен быть конкретным. Не следует ограничиваться фразой: «С выводами налогового органа не согласны».

Разберите каждую оспариваемую операцию по следующей схеме.

1. Что произошло?

Опишите хозяйственную операцию: дату, контрагента, содержание сделки, стоимость и фактический результат.

2. Для чего бизнесу потребовалась эта операция?

Объясните деловую цель: приобретение продукции для перепродажи, материалов для производства, аренда помещения, перевозка товаров, выполнение работ для заказчика.

3. Чем подтверждается исполнение?

Перечислите конкретные документы с номерами, датами и приложениями.

4. Почему вывод инспекции ошибочен?

Укажите, какие обстоятельства налоговый орган не исследовал, какие документы оценил неверно, какие выводы не подтверждаются материалами проверки.

Пример формулировки

«Вывод налогового органа об отсутствии реального исполнения договора считаем необоснованным. Приобретённые товары фактически поставлены, приняты на учёт и использованы в предпринимательской деятельности, что подтверждается универсальными передаточными документами, транспортными накладными, складскими документами и банковскими выписками, прилагаемыми к настоящим возражениям».

Такую формулировку можно использовать только тогда, когда перечисленные обстоятельства действительно подтверждаются доказательствами.

Желательно подготовить отдельную таблицу, в которой каждой оспариваемой операции соответствуют её сумма, назначение, документы и возражения против выводов инспекции.

Шаг 6. Проверьте применение статьи 54.1 НК РФ

Инспекции нередко ссылаются на положения статьи 54.1 НК РФ, касающиеся пределов осуществления прав при исчислении налоговой базы и суммы налога.

Однако нарушение налогового законодательства контрагентом само по себе не должно автоматически означать отказ налогоплательщику в признании расходов.

Необходимо исследовать реальность исполнения сделки, действительное содержание операции, участие исполнителя и другие юридически значимые обстоятельства.

В то же время наличие подписанных документов не защитит налогоплательщика, если операция была фиктивной. Задача состоит не в формальном подборе документов, а в установлении действительных обстоятельств хозяйственной деятельности.

Шаг 7. Если документов слишком много или срок ответа короткий

Не игнорируйте требование инспекции.

Если невозможно представить документы по статье 93 НК РФ в установленный срок, закон предусматривает возможность направить уведомление с указанием причин невозможности и необходимого дополнительного срока.

Такое уведомление по общему правилу направляется в течение дня, следующего за днём получения требования.

Решение о продлении срока принимает налоговый орган. Само направление уведомления не означает автоматического продления.

Если документы уже представлялись ранее, проверьте возможность уведомить инспекцию об этом в порядке пункта 5 статьи 93 НК РФ.

Шаг 8. Что делать, если ИФНС всё-таки доначислила налог?

Если инспекция вынесла решение по результатам проверки, необходимо изучить его мотивировочную часть и оценить возможность обжалования.

Как правило, последовательность следующая:

1. Получить полный текст решения и материалы проверки.
2. Подготовить апелляционную жалобу, если срок ещё не истёк.
3. Подать жалобу в вышестоящий налоговый орган через инспекцию, вынесшую решение.
4. При сохранении разногласий оценить перспективы судебного обжалования.

Для решения, которое уже вступило в силу, действуют иные порядок и сроки обжалования. Их необходимо проверять по статьям 138–139 НК РФ применительно к обстоятельствам конкретного дела.

Для судебного оспаривания необходимо учитывать обязательный досудебный порядок и специальные процессуальные сроки.

Основные ошибки налогоплательщиков

1. Игнорировать требования налоговой.
2. Направлять документы без пояснений об их содержании и значении.
3. Предполагать, что договор и оплата автоматически подтверждают реальность сделки.
4. Подавать уточнённую декларацию, не проверив обоснованность претензий инспекции.
5. Пропускать сроки возражений и обжалования.
6. Не исследовать доказательства, на которые ссылается налоговый орган.

Как может помочь «Не Зануда»

Мы можем проанализировать акт проверки, требования инспекции, договоры и первичные документы, определить спорные операции, подготовить мотивированные возражения, апелляционную жалобу и процессуальные документы для суда.

Для первоначального анализа сообщите, какую систему налогообложения вы применяете, какой документ получили из ИФНС и какие расходы налоговая предлагает исключить.

Правовая основа: статьи 54.1, 88, 93, 100, 101, 138, 139 и 139.1 НК РФ, а также статьи 252, 346.16 и 346.17 НК РФ.

Читайте также

• Контрагент не платит: претензия и взыскание долга
• Имущество сельхозкооператива: защита прав

Связаться с юридической практикой «Не Зануда»

Телефон: +7 (987) 148-60-63. Электронная почта: 2664536@mail.ru. Уфа, юридические услуги дистанционно.

Материал носит информационный характер. Применение правовых норм зависит от конкретных обстоятельств дела.